Funktionerne, forklaret uden fagsprog

Hovednummer

Ét nummer, kunderne kan ringe til, uanset hvem der er på arbejde. Det er det nummer, der står på hjemmesiden, fakturaen og bilen.

Ringegruppe

Opkaldet ringer hos flere på én gang, eller hos én ad gangen i en bestemt rækkefølge, indtil nogen tager det. Godt til små teams uden fast receptionist.

Kø

Når alle er optaget, venter kunden i kø i stedet for at få optagettone. Overvej en besked om plads i køen eller et tilbud om at blive ringet op, og sæt en grænse for, hvor længe man venter.

Omstillingsmenu

"Tryk 1 for salg, 2 for service". Nyttig, når opkaldene skal til forskellige personer, men hver menu er en ekstra forhindring. Hold den kort. Se byg en omstillingsmenu.

Åbningstider

Uden for åbningstid får kunden en anden besked, eller opkaldet sendes til en vagttelefon. Husk helligdage og ferielukning.

Viderestilling

Opkald sendes videre til et andet nummer, fx når ingen svarer inden for et antal sekunder, eller når I er på farten.

Telefonsvarer til mail

Beskeder sendes som lydfil til en mail, så flere kan se dem, og ingen beskeder ligger glemt på én telefon.

Visning af nummer

Bestem, om medarbejderne ringer ud med hovednummeret eller deres eget. Ringer kunden tilbage til hovednummeret, havner opkaldet det rigtige sted, også når personen er væk.

Statistik

Antal opkald, ventetid og ubesvarede opkald pr. time. Tallene viser, hvornår I mangler hænder.

Optagelse af samtaler

Kan være nyttigt til oplæring og dokumentation, men samtaler indeholder personoplysninger. Fortæl altid den, der ringer, at samtalen optages, og sæt jer ind i reglerne for, hvad I må optage, hvorfor og hvor længe, før I slår det til.

Det mindste, der virker

For mange mindre virksomheder er en god start: ét hovednummer, en ringegruppe med de folk, der kan tage opkald, åbningstider med en tydelig besked uden for tiden og telefonsvarer til en fælles mail. En menu kommer først på tale, når opkaldene reelt skal forskellige steder hen.